Cómo aumentar la productividad de tu equipo

Hoy te comparto nuevamente material, de la serie de artículos que comparto solamente con mis suscriptores.

Los Sprint que fracasan

La causa más común de que un equipo llegue tarde, de no tener todo terminado al final del Sprint, es que todos están trabajando en sus propias cosas. De esta manera todas las tareas están abiertas («WIP», «en proceso», «en desarrollo», etc). Si miras su tablero Scrum nada esta terminado.

Entonces cuando vamos llegando hacia el final del Sprint hay que probar todo junto; no hay tiempo suficiente para hacerlo y entonces el Sprint fracasa.

El desafío

Entonces el desafío es: ¿cómo hacer que las personas trabajen juntas en una manera que, sistemáticamente, completen elementos del Product Backlog (PBIs), y entonces al final del Sprint tener todo terminado o al menos que no todas las cosas no estén terminadas?

Sabemos de Gerald Weinberg´s que en su libro Quality Software Management, hizo un análisis sobre ¿que porcentaje real del tiempo esta disponible una persona para su trabajo si trabaja en múltiples proyectos?

Los resultados fueron:

• Si trabaja en 1 proyecto, tiene 100% del tiempo en 1 proyecto.
• Si trabaja en 2 proyectos, tiene 80% de disponibilidad, es decir 40% para cada uno y pierde 20% del tiempo por el cambio de contexto.
• Si trabaja en 3 proyectos tiene 60% de disponibilidad y pierde el 40% en los cambios de contextos.
• Si trabaja en 4 proyectos: tiene solo el 40% de disponibilidad, es decir 10% para cada proyecto y pierde el 60%.
• Si trabaja en 5 proyectos: tiene solo 25% de disponibilidad, es decir TAN SOLO 5% de su tiempo para cada proyecto y 75% es pérdida por cambios de contextos.

Muchas organizaciones tienen hoy en día equipos individuales, e incluso toda la organización trabajando en proyectos todos de «máxima prioridad».

Sistemáticamente estamos reduciendo la productividad de la organización.

Esto crea una disfuncionalidad masiva y reduce significativamente la velocidad.

El patrón Swarming

Swarming (o enjambre en español): queremos tantas personas como sea posible trabajando en una sola historia de usuario (PBI).

Desde el punto de vista de tu equipo, ¿qué podes hacer para reducir inmediatamente su frustración de no terminar y hacerlo más feliz?

Trata de enfocarte: ¿cuál es la historia (PBI) más importante? Luego fomenta que, tantas personas de tu equipo como sea posible, trabajen juntas para terminarla lo más rápido posible. Luego seguir con la segunda y así sucesivamente.

La eficiencia del proceso

Scrum se apoya en los principios Lean, y la definición en Lean es tener  AL MENOS una eficiencia de proceso del 25%.

El patrón Swarming es crítico para elevar la eficiencia del proceso.

Veamos un ejemplo:

Si una tarea estándar lleva 1 día de trabajo en terminar y en un Sprint de 10 días logramos que recién esté «Terminada» al final del Sprint, nuestra eficiencia de proceso es del 10%.

El promedio de los equipos trabajando con Scrum tienen una eficiencia de proceso del 5-10%.

Si logramos terminar esa tarea, al finalizar el día uno, nuestra eficiencia de proceso sería del 100%.

Probablemente no podamos poner a TODOS a trabajar en la mas importante ni tampoco logremos esa eficiencia en cada PBI, pero trabajar de esta manera te hará lograr resultados igualmente asombrosos.

Como consecuencia final, la eficiencia de proceso deriva en el aumento de velocidad.

Nunca he visto un equipo de alta performance que no aplique este patrón en su día a día.

Jeff Sutherland, cocreador de Scrum.

¿Te resultó útil este patrón? Dime lo que piensas enviándome un email a [email protected] o dejame un comentario acá abajo.

¡ATENCIÓN! añade [email protected] a tu bandeja Principal y en tus Contactos, te voy a contestar y quiero que te llegue.